Aanmelden nieuwsbrief

Het formulier wordt geladen...

Procesbeschrijving archiefvernietiging en datavernietiging

Inzameling

De Graaf Security zamelt archief en data incidenteel in of volgens een afgesproken frequentie. Bij de inzameling van archief wordt gebruik gemaakt van security trucks die door De Graaf zelf ontwikkeld zijn. Voor data wordt gebruik gemaakt van beveiligde vrachtwagens. Na inzameling wordt uw vertrouwelijk materiaal zonder enige vorm van tussenopslag vervoerd naar de vernietigingslocatie.

Containers
De Graaf Security maakt gebruikt van verschillende beveiligde containers waaronder o.a. brandveilige aluminium containers. Elke container is met een unieke sleutel af te sluiten en is mede hierdoor niet zomaar te openen door onbevoegden. Hengelen naar materiaal is onmogelijk door de smalle vulgleuven waar de containers van voorzien zijn. Met beveiligde containers is het tevens niet mogelijk voor onbevoegde personen binnen de organisatie om toegang te krijgen tot vertrouwelijk materiaal.

Voertuigen
De Graaf Security maakt gebruik van zelfontwikkelde security trucks en verdichtingswagens met rolluik die geheel afgesloten en goed beveiligd zijn, conform de hoogste CA+ certificeringseisen. De trucks worden in functioneel en visueel opzicht in perfecte staat gehouden. Bij vertrouwelijk papier worden de containers binnen in de security truck geleegd. Doordat de truck compleet is afgesloten van de buitenlucht, kan er geen materiaal ontsnappen. Bij de inzameling van data worden de afgesloten containers geheel meegenomen in een beveiligde vrachtwagen en ter plaatse vervangen door lege exemplaren.

Ledigingprocedure
Bij lediging van containers met vertrouwelijk materiaal worden de containers door middel van een beladingssysteem automatisch geleegd en wordt het papier in de afgesloten ruimte van de truck geperst. De persruimte wordt pas geopend op de vernietigingslocatie. De afgesloten containers met datamateriaal worden pas in de afgesloten vernietigingsruimte geleegd.

Boordcomputer
Elke afhaalopdracht wordt door de boordcomputer van de truck digitaal vastgelegd. Hierbij worden o.a. aantal containerledigingen, gewicht, datum en tijdstip van lediging vastgelegd. De truck is middels een voertuigvolgsysteem in realtime en achteraf geheel te volgen.

Ontvangst

Bij ontvangst van het te vernietigen materiaal op de vernietigingslocatie wordt een standaard procedure gevolgd. Deze procedure is als volgt:

  • Bij aankomst op de beveiligde vernietigingslocatie wordt de truck het afgesloten en beveiligde gebouw binnengereden. De vernietigingsruimte is alleen voor bevoegde medewerkers toegankelijk.
  • Na aankomst op de vernietigingslocatie wordt de truck direct geleegd.
  • De truck wordt na het lossen schoongemaakt. De ruimtes zijn na de reinigingsbeurt volledig vrij van materiaal dat eventueel na het legen is achtergebleven.
  • De sluis en de laadruimtes worden na het lossen schoongemaakt. De ruimtes zijn na de reinigingsbeurt volledig vrij van materiaal of informatie die eventueel is achtergebleven.
  • Wanneer de truck na grondige inspectie van de binnen- en buitenkant geheel schoon is, wordt deze weer naar buiten gereden.

Vernietiging

De tijd tussen materiaalinzameling en materiaalvernietiging bedraagt bij binnenkomt maximaal 1 werkdag. De vernietiging van papier voldoet standaard aan de in de CA+ certificering vermelde DIN-norm 66399 klasse P-3 en is bij individuele afspraken ook gecertificeerd mogelijk t/m klasse P-5. Data wordt standaard in de volgende klassen vernietigd: film F-3, optische datadragers O-5, tapes T-2 (in overleg mogelijk t/m T-6), harde schijven H-4 en elektronische datadragers E-2. De Graaf Security werkt tevens volgens de voorwaarden die gesteld worden in de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

CA+ Certificaat (Certificering Archiefvernietiging)
De Graaf Security is in het bezit van het CA+ certificaat, uitgegeven door de brancheorganisatie FNOI. Dit is het hoogst haalbare certificaat op het gebied van archief- en datavernietiging in Nederland. De certificeringregeling schrijft voorzieningen en veiligheidsprocedures voor waardoor het vertrouwelijke materiaal vanaf het moment van inzameling tot vernietiging in veilige handen is en onbevoegden geen toegang tot het materiaal hebben. De certificeringregeling waarborgt bovendien een efficiënt en sluitend vernietigingsproces. Het CA+ certificaat wordt toegekend na een geslaagde inspectie. Hierbij wordt gecontroleerd of het gehele proces van inzameling en transport van vertrouwelijk materiaal tot en met de vernietiging ervan voldoet aan de gestelde eisen. De volgende onderdelen worden bij de inspectie getoetst:

  • Gevolgde procedures bij het aanbieden van materiaal.CA+ klein
  • De inzamelmiddelen die worden gebruikt.
  • De beveiliging van het transport.
  • Het lossen van het materiaal op de vernietigingslocatie.
  • De eisen die aan de archiefvernietigingruimte worden gesteld.
  • De procedures, instructies en werkvoorschriften.
  • Screening van het personeel.

De Graaf Security verklaart in haar garantiecertificaten te voldoen aan bovengenoemde normen en eisen. Deze normen bepalen onder andere de aansprakelijkheid bij misbruik van persoons- of bedrijfsgegevens. Vanaf het moment dat het papier is overgedragen aan onze chauffeur, neemt De Graaf Security de aansprakelijkheid over van haar opdrachtgevers.

Vernietigingsruimte
De vernietigingsruimte is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegde medewerkers. Opdrachtgevers hebben toegang tot de vernietigingsruimte onder begeleiding van de bedrijfsleider van de vestiging. Alvorens toegang te verlenen, dient de opdrachtgever zich te legitimeren en een bezoekerspas te dragen. De betreffende persoon wordt ingeschreven in het bezoekerslogboek en op het moment van bezoek is er geen nog te vernietigen materiaal van derden in de vernietigingsruimte aanwezig.

Voor papiervernietiging maakt De Graaf Security gebruik van zogenaamde snellopers. Snellopers zorgen ervoor dat het vernietigde papier direct vermengd wordt waardoor reconstructie absoluut onmogelijk is. Het te vernietigen papier wordt via een opvoerband in de machine gevoerd en automatisch ontdaan van eventueel aanwezige metalen (ordners en ringbanden).

De machines van De Graaf Security verkleinen het papier tot maximaal de DIN-norm 66399 klasse P-5.   Het papier kan de vernietiger pas verlaten wanneer het de gestelde vernietigingsgraad heeft bereikt. Het papier gaat vervolgens via een luchttransportsysteem een balenpers in. Deze balenpers verdicht het papier tot balen van ongeveer 700 kilogram papier per baal. De balen worden in een afzonderlijke ruimte opgeslagen om vervolgens via afgesloten vrachtauto’s afgevoerd te worden naar de papierfabriek. Al het papier dat door De Graaf Security is vernietigd, wordt ingezet bij de fabricage van nieuw papier, dat middels het Paper for Paper concept zelfs weer terug te kopen is als nieuw papier.

Toezicht op vernietiging
Het is mogelijk voor opdrachtgevers om in een aparte ruimte of via een gesloten cameracircuit toezicht te houden op de vernietiging van het materiaal. De Graaf Security waardeert het zeer wanneer opdrachtgevers al dan niet aangekondigd op de inzamel- en vernietigingslocaties controles uitoefenen op de uitvoering van de opdracht.

Vernietigingsmachine
Alle vernietigingsmachines worden regelmatig aan intensieve controle- en onderhoudsbeurten onderworpen, welke worden uitgevoerd door de producenten van de machines. Wanneer er onverhoopt problemen met vernietigingsmachines optreden, wordt er direct gestart met herstelwerkzaamheden. Bij een stilstand langer dan vier uur zullen de inzamelingsvoertuigen direct uitwijken naar een alternatieve vestiging. Zo blijft vernietiging binnen 24 uur gegarandeerd.

Beveiliging

Alle locaties van De Graaf Security zijn voorzien van inbraakbeveiliging. Het te vernietigen materiaal is zo optimaal beschermd tegen onbevoegden. De vernietigingsruimten en de sluizen zijn tevens voorzien van een gesloten cameracircuit. Het gehele proces van ontvangst en vernietiging wordt hiermee nauwgezet gevolgd.

Administratie
Wanneer vernietiging heeft plaatsgevonden, wordt digitaal een garantiecertificaat van vernietiging aangemaakt. Het garantiecertificaat is via het online klantenportaal in te zien en te downloaden. Het inzamelen van het te vernietigen materiaal en de uiteindelijke vernietiging ervan is hierdoor inzichtelijk en gegarandeerd.

Rapportage

Het vastleggen van de gemaakte stappen in het vernietigingsproces is een belangrijk onderdeel van onze dienstverlening. Voor eenvoudige toegang tot alle geregistreerde gegevens is er een speciaal online klantenportaal ontwikkeld. Dit klantenportaal maakt het mogelijk dat u via internet met een gebruikersnaam en wachtwoord bij uw gegevens kunt. Op de volgende pagina vindt u een voorbeeldscherm van de klant-detailpagina in het klantenportaal.

Op de klant detail pagina zijn onder andere de volgende gegevens te vinden:

  • Garantiecertificaten van vernietiging met datum, tijdstip en gewicht.
  • Milieurapportage met een overzicht van alle afgevoerde materialen.

Deze gegevens kunnen ook per locatie of per afdeling worden aangeleverd. Naast de vaste rapportages zijn ook andere rapportages te vinden, zoals historische en toekomstige ledigingen, tarieven, containeroverzichten, contractgegevens en factuuroverzichten.