Aanmelden nieuwsbrief

Het formulier wordt geladen...

Archiefopslag versus digitaliseren

Meer en meer digitaliseren bedrijven hun vertrouwelijke documentatie. Het einde van de fysieke opslag hiervan lijkt nabij. Maar is dat niet wat voorbarig? Weliswaar biedt digitaliseren van archief de nodige voordelen, maar er zijn ook nadelen. Zoals dat ook geldt voor archiefopslag. Maar scanning on demand biedt uitkomst: een weg tussen digitaliseren en fysieke opslag van vertrouwelijke documentatie in.

Papier heeft zijn langste tijd gehad. De wereld, zo weten we al langer, digitaliseert gestaag. Kranten lezen we op de laptop of i-Pad, verjaardagskaarten sturen we per e-mail en de nieuwsbrief van het werk verschijnt op intranet.

Ook het bedrijfsleven wordt zich steeds bewuster van de voordelen van een digitale omgang met vertrouwelijke informatie. Tot voor kort produceerden bedrijven tonnen aan fysiek (minder of meer) vertrouwelijk archief. Maar steeds meer instellingen doen hun best om alle papier uit te bannen. Niet alleen omdat papier bureaucratie in de hand werkt en bedrijfsprocessen vertraagt, maar ook omdat bedrijven steeds meer stilstaan bij iedere boom die geofferd wordt om de maandelijkse partij facturen op de bus te kunnen doen. Duurzaam ondernemen viert hoogtij, welk bedrijf heeft niet in zijn e-mailhandtekening opgenomen: Denk aan het milieu voordat u deze e-mail print. Dat heeft tot gevolg dat er minder papier wordt geproduceerd. Spijtig voor papierproducenten en –vernietigingsbedrijven, beter voor het milieu.

Maar de realiteit leert dat er vandaag de dag nog veel vertrouwelijke documentatie in fysieke staat in omloop is en dat er de komende jaren nog veel zal bijkomen. We zijn weliswaar op weg naar een digitale samenleving, er zullen echter nog jaren overheen gaan voordat we er werkelijk aanbelanden. De vraag is: wat doen we, tot die dag aanbreekt, met vertrouwelijk archief? De meest gehanteerde methode onder bedrijven was tot voor kort om de opslag van archief uit handen te geven: vertrouwelijke documentatie werd extern opgeslagen in een beveiligde ruimte. Na de verplichte bewaartermijn van zeven jaar liet men het door een gecertificeerd bedrijf vernietigen.

Credo
Het nieuwe credo met betrekking tot bestaand archief luidt echter: digitaliseren. Met andere woorden: men neemt alle belangrijke documentatie van een bedrijf – bankafschriften, klantgegevens, personeelshistorie, facturen et cetera – en laat deze vervolgens door een gespecialiseerd bedrijf inscannen (ook wel back-log scanning genoemd). Na een grote krachtsinspanning vindt u alle tientallen meters archief geordend op een harde schijf terug. U kunt dit laten doen via OCR-conversie (Optical Character Recognition of optische tekenherkenning); dit houdt in dat u documenten digitaal ook werkelijk op steekwoorden kunt doorzoeken.

En inderdaad, de voordelen van digitaliseren zijn legio. De kostbare ruimte die uw archief innam, kunt u besteden aan belangwekkender zaken. Informatie is vliegensvlug te vinden omdat er geen archieven hoeven te worden geplunderd. Een druk op de knop en de informatie van dossier X is toegankelijk – en bovendien voor meerdere mensen tegelijkertijd. En dient er een document naar uw vestiging in Japan te worden opgestuurd, dan is dat per e-mail zo gebeurd. Bovendien scheelt digitaliseren voor bedrijven met grote hoeveelheden fysiek archief ook de kosten van externe opslagruimte. De ogenschijnlijke conclusie: digitaliseer uw archief en uw bedrijf gaat er op vooruit. Maar dat is te makkelijk, en geldt zeker niet voor alle bedrijven. Het verhaal kent nog een andere kant.

Het grote nadeel van het digitaliseren van uw vertrouwelijke documentatie zijn de torenhoge kosten. Weliswaar een eenmalige investering die tegenover een elke maand te betalen x-bedrag voor opslagruimte staat. Maar die vergelijking gaat mank. Om een beeld te schetsen: tegen de totale kosten waartegen u uw archief geheel digitaliseert, kunt u het in fysieke vorm zo’n dertig jaar opslaan. Drie decennia – of 360 maanden lang – een vast bedrag betalen om op schaarse Nederlandse bodem oud papierwerk te bewaren staat kostentechnisch dus gelijk aan een eenmalige actie waartegen u uw gegevens in nulletjes en eentjes beschikbaar maakt.

Toegankelijkheid
Hier wint opslag het voorlopig dus van digitaliseren. Maar ook het tweede argument van digitaliseren boven opslaan, namelijk de grotere toegankelijkheid van de informatie, gaat niet helemaal op. Archiefopslagbedrijven zijn met hun tijd meegegaan en bieden tegenwoordig het zogenoemde scanning on demand. Dat werkt als volgt: u geeft uw archief uit handen aan een externe partij die het gerangschikt opslaat. Wanneer u een dossier (of meer) nodig hebt, zoekt deze partij de benodigde documenten en worden deze digitaal ingescand. Vervolgens krijgt u de documenten per e-mail toegestuurd. Indien nodig versleuteld, zodat zeker is dat tijdens het verzenden geen gevoelige informatie op de digitale snelweg belandt. In verhouding kost dit proces veel minder geld en in de praktijk blijkt het scanning on demand vaak veel minder nodig dan aanvankelijk gedacht. Er wordt dus niet onnodig veel gedigitaliseerd. Ook blijft fysieke aanlevering van documentatie altijd mogelijk.

Overigens kan scanning on demand ook betekenen dat specifieke dossiers over specifieke tijdseenheden worden gedigitaliseerd. Voorbeelden hiervan zijn documenten voor rechtszaken en projecten. Op termijn kan het een eerste stap zijn naar het volledig digitaliseren van (delen van een) archief; met dat voordeel dat er niet in een keer een enorme investering dient te worden gedaan voor een onmiddellijke, volledige conversie.

Voor het gros van de bedrijven is scanning on demand dus een goed en goedkoper alternatief voor digitaliseren. Maar natuurlijk zijn er uitzonderingen. Een ziekenhuis dat zijn patiëntengegevens digitaliseert; een historisch archief dat zijn geschiedkundige documentatie inscant om het voor volgende generaties veilig te stellen – papier heeft ten slotte te lijden onder de tand des tijds, datagegevens niet.

Daarnaast is digitaliseren een optie voor bedrijven met een zeer lange termijnvisie. Dient vertrouwelijke informatie na dertig jaar nog steeds beschikbaar te zijn? Dan loont digitaliseren. Maar ook hier komt meer bij kijken dan aanvankelijk gedacht. Voor een bedrijf is het wellicht handig dat personeelsgegevens ook na de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar nog beschikbaar zijn, het personeel zelf zal er minder over te spreken zijn als hun privégegevens na dertig jaar nog altijd opvraagbaar blijken te zijn.

Auteur: Frans van den Berge
Gepubliceerd in: Weeblad Facilitair en Gebouwbeheer nr. 245