Aanmelden nieuwsbrief

Het formulier wordt geladen...

Documentbeheer

Documentbeheer door middel van een document management systeem zorgt voor een efficiënte en voordelige afhandeling van uw documenten. De documentenstroom via diverse kanalen neemt alleen maar toe, maar de manier waarop we al deze documenten verwerken blijft haast hetzelfde. Met een document management oplossing die bij uw organisatie past kunt u uw documenten gestructureerd verwerken en beheren.

Documentenbeheer

  • Niet locatiegebonden documentenbeheer en daardoor makkelijker en sneller terug te vinden documenten.
  • De juiste documentversie altijd beschikbaar.
  • U kunt documenten niet kwijtraken.
  • Efficiënter documentbeheer.
  • Duidelijke structuur door gebruik van project- en klantnummers.
  • De documenten zijn voor meerder personen tegelijk bereikbaar.

Documenten beheren, structuur aanbrengen

Het komt binnen organisaties vaak voor dat meerdere mensen gelijktijdig toegang dienen te hebben tot dezelfde informatie. Daarnaast moet deze informatie ook makkelijk vindbaar zijn. Wanneer documentbeheer niet op een juiste manier wordt georganiseerd is het lastig om een goed structuur te behouden. Aangezien veel mensen een eigen werkwijze hanteren worden documenten her en der opgeslagen waardoor informatie niet voor iedereen toegankelijk is. Documenten worden onvindbaar en er zwerven meerdere versies van een document rond, waardoor de juiste versie niet meer te achterhalen is. U kunt de informatie nu digitaal archiveren waardoor u structuur creëert in de toenemende informatiestroom van uw organisatie.

Document management, de oplossing

Er zijn vele mogelijkheden om structuur aan te brengen in de toenemende documentenstroom binnen uw organisatie. Zo kunt u zowel uw digitale als fysieke documenten op eenvoudige wijze beheren. Bij de Graaf Security bieden wij M-files aan, een zeer praktisch en veilig documentmanagementsysteem.

M-files

Met M-files kunt u ieder soort bestand online opslaan en er vervolgens heel gemakkelijk weer oproepen. Dit kan op ieder moment van de dag en vanaf elk soort digitaal apparaat, zo lang er maar internet is. Met het ingeven van een simpel trefwoord kunt u direct over het gewenste bestand beschikken, of dit nu een Word-document is, een pdf, een contract of een e-mail. Daarna kunt u het bestand niet alleen inzien, maar ook bewerken en delen.

Flexibel, veilig en binnen de wetgeving

Het programma M-files is een uit Finland afkomstige dienst met wereldwijde bekendheid op het gebied van veiligheid, flexibiliteit en compliance. Zo kan het programma op maat worden aangepast aan de wensen van uw bedrijf, binnen de geldende wet- en regelgeving. Uw (vertrouwelijke) gegevens kunt u opslaan op een goed beveiligde externe server of (gedeeltelijk) op de eigen server.

Meer informatie

Wilt u meer weten over M-files en welke wijze van documentbeheer het beste bij uw organisatie past? De Graaf Security helpt u graag!

Contact opnemen