E-mail managment: e-mail archiveren in een digitaal archief
E-mail wordt door analisten gezien als het meest gebruikte bedrijfsmatige communicatiemedium. Al deze e-mails moeten beheerd en gearchiveerd worden. De berichten en eventuele bijlagen moeten ook snel teruggezocht en gebruikt kunnen worden en daar moet een structuur voor worden bepaald. De meeste e-mail applicaties voorzien echter niet in deze behoeften.
Kantoormedewerkers versturen en ontvangen ongeveer 30.000 e-mails per jaar. De servers raken vol waardoor de bijlagen steeds ontoegankelijker worden en de prestatie van de e-mail server daalt. Zorg er voor dat deze essentiële communicatievorm niet verstopt en start met een digitaal e-mail archief.
E-mail archiveren, de voordelen
- Flinke datareductie (ca. 80%) doordat e-mail bijlage niet meer bij meerdere collega’s in de mailbox staan, maar op één centraal punt in het archief
- E-mails en bijlagen worden in oorspronkelijke staat gearchiveerd
- Gearchiveerde berichten en bijlagen blijven beschikbaar vanuit uw e-mail applicatie
- U kunt e-mail berichten opnemen in een uitgebreider digitaal dossier
E-mail archiveren, hoe werkt het?
Gebruikers kunnen handmatig e-mail toevoegen aan het archief maar geselecteerde berichten kunnen ook automatisch gearchiveerd worden. Er zal een volledige integratie plaatsvinden tussen het digitale archief en de e-mail applicatie waardoor u verzekerd bent van een veilige opslag. Uw digitale correspondentie is hierdoor ook optimaal bruikbaar. De toegankelijkheid van de opgeslagen e-mails verander niet, de berichten blijft u openen zoals u gewend bent, in uw e-mailapplicatie.
Vaak is de e-mail client het eerste wat we ’s morgens opstarten en het laatste wat we afsluiten. Toch blijkt dat veel bedrijven nog niet over een adequate e-mail management oplossing beschikken. Wij helpen u hier graag mee verder!
