Digitaal archiveren
Informatie van een bedrijf komt in vele soorten en maten. Het grootste deel bestaat uit diverse documenten, zoals brieven, facturen, rapporten, faxen, e-mail etc. Deze informatie komt binnen via verschillende kanalen en bevindt zich vaak op diverse locaties waardoor er een ongestructureerde chaos ontstaat. Wij helpen u graag structuur te brengen door dit om te vormen tot geordende en toegankelijke informatie.
Digitaal archiveren, de voordelen
- Efficiënt documentbeheer
- Aanzienlijke besparing ten opzichte van papieren archief.
- Besparing op kopieerkosten en verzendkosten
- Altijd de meest recente versie bij de hand
- De informatie is sneller terug te zoeken en op te vragen
- Documenten zijn door meerdere personen tegelijk in te zien
- Gemakkelijk en veilig delen van bedrijfsinformatie
- Back-up voorhanden
Digitaal archiveren, hoe werkt het?
Een goede documentscanner is de eerste stap tot het digitaliseren. Deze komen er in verschillende maten voor op uw bureau tot grote productie scanners. De documenten zijn na het scannen eenvoudig terug te vinden doordat ze tijdens het archiveren indexgegevens meekrijgen. Tevens is het mogelijk om documenten ‘full text searchable’ te archiveren, dit houdt in dat ze tevens vindbaar zijn op fragmenten uit de inhoud van het document.
