Documentbeheer
Een efficiënte en voordelige afhandeling van uw documenten is lastiger te realiseren dan men in eerste instantie denkt. De documentenstroom neemt alleen maar toe, maar de manier waarop we dit afhandelen verandert niet. Een bedrijf besteedt tussen de 5% en 15% van de omzet aan documentbeheer. Met de document management oplossingen van De Graaf Security kunt u deze kostenpost aanpakken.
Documentenbeheer, de voordelen
- Niet locatiegebonden documentenbeheer en daardoor makkelijker en sneller terug te vinden documenten
- Nooit de verkeerde documentversie
- U raakt documenten niet meer kwijt
- Efficiënter documentbeheer
- Duidelijke structuur door gebruik van project- en klantnummers
- De documenten zijn voor meerder personen tegelijk bereikbaar
- Documenten beheren, hoe werkt het?
Iedereen structureert zijn eigen documenten en informatie op zijn eigen manier zodat het voor jezelf gemakkelijk vindbaar is. Het wordt echter lastiger wanneer meerdere mensen toegang hebben tot dezelfde informatie en het dus voor iedereen gemakkelijk vindbaar moet zijn.
Iedereen slaat informatie op verschillende locaties op. Documenten worden daardoor onvindbaar en er zwerven meerdere versies van een document en de juiste versie is niet meer te achterhalen. De structuur raakt uiteindelijk helemaal zoek. U kunt de informatie nu digitaal archiveren waardoor u structuur creëert in de toenemende informatiestroom.
Tevens gebeurt het nog regelmatig dat belangrijke documenten niet voor iedereen toegankelijk zijn, omdat ze op persoonlijke drives of in de e-mailcliënt worden opgeslagen. E-mail management biedt hier een oplossing voor.
Document management, de oplossing
De Graaf Security helpt u orde te creëren in de digitale chaos. U kunt het centraal opslaan en beheren, bepaal zelf welke manier van documentenbeheer het beste past bij uw organisatie. Digitaal contractbeheer, digitale personeelsdossiers, integratie met ERP, er zijn vele mogelijkheden om structuur aan te brengen in uw toenemende documentenstroom. Ook het digitaliseren van uw archief, voor een efficiënt archiefbeheer, behoort tot onze mogelijkheden.
