Vernietiging
De auto’s worden dagelijks geleegd, het geloste / gestorte papier wordt normaal gesproken nog dezelfde dag vernietigd. De maximale tijd tussen inzameling van de te vernietigen bescheiden en de vernietiging ervan bedraagt 24 klokuren.
De auto wordt via een sluis het gebouw binnengereden, de sluis zorgt ervoor dat het papier nooit en te nimmer in direct contact met de buitenlucht kan komen, waardoor onbevoegden zich in het pand kunnen begeven of papier mogelijkerwijs weg kan waaien. De sluis is alleen toegankelijk voor bevoegde medewerkers. Een medewerker tekent vervolgens voor de ontvangst van het te vernietigen papier. De ontvangstbevestiging wordt bovendien op het voornoemde formulier met uniek ordernummer afgetekend.
De laadruimtes van vrachtauto’s worden nadat ze geleegd zijn geheel schoongemaakt. Er blijft geen enkel stukje papier / informatie in de vrachtauto achter nadat deze gelost heeft. Alvorens de auto weer via de sluis naar buiten rijdt wordt de auto aan de buitenzijde visueel geïnspecteerd. Hierbij worden eventuele papierresten die bijvoorbeeld aan de banden zitten vastgeplakt verwijderd. Pas als de auto zowel van binnen als van buiten vrij is van papier wordt hij door de sluis weer naar buiten gereden.
De vernietiging voldoet aan de DIN-norm 32 757 Security Level 3. Deze norm is absoluut de meest strenge norm binnen de Europese Gemeenschap, deze norm komt voort uit het Duitse BundesDatenSchutzGesetz (BDSG). De Graaf Security werkt volgens de voorwaarden die gesteld worden in de Wet Bescherming Persoonsgegevens die sinds 1 september 2001 van kracht is. Deze wet is een afgeleide van de Richtlijn 95/46 van de Europese Gemeenschap.
De Graaf Security verklaart in haar garantiecertificaten te voldoen aan de bovengenoemde normen. Deze normen bepalen onder andere de aansprakelijkheid bij misbruik van persoons- / bedrijfsgegevens. De Graaf Security neemt in feite de aansprakelijkheid over van haar opdrachtgevers vanaf het moment dat het bewijs van afgifte door de opdrachtgever en de chauffeur is getekend.
De vernietigingsruimte is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegde medewerkers, opdrachtgevers hebben alleen toegang tot deze ruimte onder begeleiding van de bedrijfsleider van de vestiging. Voorwaarden hierbij zijn dat de opdrachtgever zich moet legitimeren, een bezoekerspas moet dragen, en zich dient in te schrijven in het bezoekerslogboek.
De Graaf Security maakt gebruik van 2 grote en diverse kleinere vernietigingsmachines. Dit zijn allen professionele merken vernietigers met een zeer hoge betrouwbaarheid en kwaliteit. Het grote voordeel van de grote machines is dat het vernietigde papier direct vermengd wordt waardoor reconstructie absoluut onmogelijk is. Het te vernietigen papier wordt via een opvoerband in de machines gevoerd. Het papier wordt automatisch ontdaan van eventueel aanwezige metalen (ordners, ringbanden), dit is om het brandrisico door vonken te minimaliseren.
De machines van De Graaf Security verkleinen het papier tot postzegelformaat. Het papier kan de vernietiger pas verlaten als het de gestelde vernietigingsgraad heeft bereikt. Het papier gaat vervolgens via een luchttransportsysteem of transportband een balenpers in. Deze balenpers verdicht het papier tot balen papier van ongeveer 700 kilogram per baal. De balen worden vervolgens in een afzonderlijke ruimte opgeslagen om vervolgens via afgesloten vrachtauto’s afgevoerd te worden naar de papierfabriek. Al het papier, dat door De Graaf Security is vernietigd, wordt ingezet bij de fabricage van nieuw papier.
Alle panden van De Graaf Security zijn voorzien van een inbraakbeveiliging zodat de te vernietigen bescheiden, dat eventueel in de vernietigingsruimte overnacht, beschermt wordt tegen ongewenste bezoekers.
Alle vernietigingsruimten en ook de sluizen van de vestigingen zijn voorzien van een gesloten cameracircuit. Het gehele proces (ontvangst en vernietiging) kan / wordt dus nauwgezet gevolgd door de opdrachtgevers en / of door de bedrijfsleider van de vestiging. Iedere handeling van de medewerkers wordt haarfijn in beeld gebracht. Door dit cameracircuit wordt de opdrachtgever in staat gesteld om zonder lawaai en stofhinder het gehele proces te volgen.
Als de vernietiging heeft plaatsgevonden wordt het garantiecertificaat ondertekend door de medewerker die het archief ook daadwerkelijk vernietigd heeft. De opdrachtgever ontvangt voor ieder laadadres een garantiecertificaat. Dit certificaat kan natuurlijk pas nadat de daadwerkelijke vernietiging heeft plaatsgevonden worden verstrekt. Het certificaat draagt hetzelfde unieke ordernummer als het bewijs van afgifte, hierdoor wordt de administratieve cirkel afgesloten: het ophalen van de te vernietigen bescheiden en de discrete vernietiging ervan is hierdoor 100 % gegarandeerd.
